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完全版内定者フォローとは

新卒採用では母集団形成とともに『内定辞退』が人事部を悩ませる大きな問題です。内定辞退を防ぐためにおこなうのが内定者フォローになり、内定者フォローは内定辞退防止や入社後の早期離職を防ぐ手段として必要不可欠です。

しかし、内定者フォローをしているのに辞退数が減らない企業もいます。何が間違っているのか、何に注意すればいいのか、どのように改善すればいいのか。新卒採用に関する最新データやポイントをご紹介しながら、注意点やメリット・デメリットをまとめました。

内定者フォローの現状

内定者フォローとは、一言で言うと『内定者への支援』を意味します。入社するまでの期間を企業が支援することで、不安や疑問点を解決し、新入社員としてモチベーション高く入社してもらうのが目的です。正式な内定者となる内定承諾前の場合は、内々定者フォローと呼ばれることもありますが、おこなうフォロー内容に大きな違いはありません。

また内定者フォローの目的は内定辞退を防ぐだけでなく、入社後のミスマッチをなくし、早期離職を防止するのも目的の一つです。大卒の入社3年以内の離職率は約30%を毎年推移しており「3年で3割が辞める」と言われている状況に変化はありません。

退職率が依然として高いままの理由に入社前の理想と現実に大きなミスマッチが起きていることが挙げられています。内定者フォローはこうした問題にも効果があるとされ、新卒の定着率を上げる効果も期待されています。

売り手市場で内定辞退率が高いからこそ内定者フォローが重要

就職活動を表す漢字は2014年卒から5年連続で「楽」が選ばれるほど現在の新卒採用は売り手市場と呼ばれ、企業の採用意欲も高く、採用人数も増えており、優秀な学生には多くの内定が集中します。マイナビ調査では2018年卒の内定辞退率30%以上が全体の約53%と前年より約1%アップする結果になっています。

リクルートキャリアは2018年春に卒業する大学生が就職活動で内定を得た企業数の平均が2.5社だったと発表しており、一人あたりの内定数が増えたことで、内々定通知後に内定辞退をされる可能性も必然と高まっています。せっかく採用コストと時間をかけて自社に合った学生に内定を出しても断られてしまいやすいのが現在の採用戦線です。

企業は『学生を選ぶ』だけでなく、『学生に選ばれる』ことが重要な仕事となっています。内定を承諾してくれたとしても安心せず、入社するまでの期間を継続的にサポートすることが大切です。そのサポートが内定者フォローとなっています。

入社予定先企業を決めたあとに内定ブルーになる学生

大手就職サイトが実施したアンケートによると、内定を承諾した後に「本当にこの会社でいいのか」と5割以上の学生が不安になっていると回答しました。俗に言う内定ブルーの状態になり、そのまま何もフォローせずに放置していると内定辞退という結果になります。

優秀な就活生は何社からも内定を獲得することができ選択肢が多いことも内定ブルーに拍車をかけており、早期に内定辞退をすれば秋採用や冬採用で挽回できるチャンスが残されていることも内定辞退を高める外的要因になっています。

内定者フォローは内定者座談会が最も多い

約9割の企業が学生となんらかの接触をしており、約8割の学生が1~2カ月に1回以上の企業との面会や研修の実施を望んでいるとされています。実際に企業側も「1ヶ月に1回程度」が最も多く、内容は「内定者座談会」が最も多い傾向にあります。

しかしながら、マイナビの調査結果では学生の希望する内容に対して実際におこなわれた内定者フォロー内容に差があり、先輩社員(OB・OG含む)との懇親会や、勉強会・グループワーク・研修を望む意見が大きい一方で、実際に対応できている企業が少ないというデータになっています。

内定者フォローで不安が解消されたのは約4割

学生側は「内定者同士の人間関係を深めたい」「職場の雰囲気を知りたい」「入社後の仕事内容について深く知りたい」「先輩社員や人事担当者との人間関係を深めたい」と内定者フォローに期待する声が多いです。

しかし、実際に内定者フォローで不安が解消されたのは約4割に留まっています。このことから企業は内定者フォローの重要性を理解できているものの、学生のニーズを満たしているとは言い難い状況だと言えます。

内定者フォローのデメリットや難しい点

最大のデメリットは人事部への負担が大きい点です。現在の採用スケジュールでは大学四年生の秋採用、大学三年生のインターンシップなど一年を通じて休まる時期がありません。そうした業務と並行して内定者フォローしなければいけない企業も多く、採用担当者の仕事現場が一番ブラック化してしまうなど大きな問題となっています。

上述している通り、学生からは定期的・継続的なフォローの要望が高いため、人事担当者は効率的に動かなければいけません。そのために内定者フォローSNSを導入する企業が増えてきています。様々な特徴と機能がありますが、大学生のスマホ事情に合わせて内定者フォローSNSもスマホアプリに対応させたサービスが普及してきています。

内定者フォローの代表的な方法9選

内定者フォローは会社規模・業種業態・内定者人数・居住地・属性など様々な要因によってフォローの仕方をアレンジしなければいけません。代表的な9つの方法をまとめました。

1.内定式

もっともポピュラーな内容です。内定式では、内定証明書の授与、代表取締役・人事部長・営業本部長の挨拶、内定者代表の言葉(人数が少ない場合は全員)、入社前研修(入社前インターン)の説明、写真撮影といったプログラムが一般的です。

2.内定者懇親会(飲み会)

内定式と並び多いのが懇親会(懇談会)です。内定式とセットで実施する企業が多く、もっともオーソドックスな内定者フォローになります。内定者同士の人間関係をつくるのが目的で、簡単なレクリエーションを取り入れている企業もいます。内定者人数によっては居酒屋、ホテルでの立食形式、社内での軽食オードブルなど開催場所は臨機応変に対応することが望ましいです。

注意点として本部長や役員以上だけが参加すると緊張してしまい質問もできない空気になるなど十分なコミュニケーションがとれないため、年齢の近い若手社員を参加させるなど工夫しましょう。首都圏開催のみなど開催場所に不公平ができないように配慮する必要があります。

3.内定者研修・勉強会

会社に集まってのグループワーク研修や自宅でのeラーニング(インターネット学習)をおこないます。eラーニングでは主に社会人マナーやビジネススキルの習得が中心で、外国語、資格取得支援、WordやExcelの基本的な使い方を学びます。入社後の必要度にもよりますが、学生に負担をかけすぎないようにしましょう。

会社でのグループワーク研修ではチームビルディングを目的とした研修、カラダを使ったコミュニケーションゲーム、コンプライアンスや会社の存在意義と社会人として自覚をもてもらう研修が人気です。内定者同士が仲良くなれるため、懇親会と同じような効果も期待できます。

勉強会では自己紹介ムービー作成や、グループ対抗での商品調査・発表大会などがあります。全国に内定者がちらばっている企業は頻繁に懇親会も開催できないため、合宿形式でおこなう企業もいます。

4.内定者フォローSNSスマホアプリの活用

内定者フォローSNSスマホアプリは連絡、イベント管理、スケジュール共有などに活用します。内定者フォローSNSの種類は大きく総合型コミュニケーション型に分かれます。総合型はビジネスマナー講座や提出物の確認機能など多機能な点が特徴です。コミュニケーション型はフェイスブックやラインのようなタイムライン形式で簡単に投稿ができ、双方向のコミュニケーションに強いのが特徴です。

社内報の代わりや連絡の手段として利用され、内定者に対して事業内容や業務内容の理解促進、入社意欲の向上が主な目的です。アプリ化されているSNSもあるためスマホとの相性が良いのが魅力です。無料で利用できるLINE(ライン)やFacebook(フェイスブック)は内定者の抵抗感が強く情報漏洩の危険性もあるため、万が一の危険性もないクローズドな内定者フォローSNSスマホアプリを利用する企業が増えています。

5.内定者のアルバイト・インターンシップ

内定者アルバイトまたは内定者インターンシップと呼ばれ、数週間~数ヶ月など卒業までの期間に、内定者のスキルアップと働くイメージをもってもらうために仕事場で働いてもらいます。任せる業務内容は採用する職種によっても違い、営業職ならテレアポ、販売職なら店舗でのアルバイト、または一学年下のインターンシップのサポートなど様々です。

メリットは入社前に社内の雰囲気を理解してもらい、先輩社員とコミュニケーションをとってもらうことで内定辞退の防止に繋がるだけでなく、即戦力化が期待でき、入社後の受け入れもスムーズになります。

一方で、学業との両立が難しいため、学生の単位取得状況に合わせて余裕のあるシフト体制にしたり、任意での参加を促したりすることが必要です。企業側は業務マニュアルや指導体制など受け入れ態勢を整え、放置しないようにしましょう。また企業と内定者で最低賃金や勤務時間など労働条件を確認し、雇用契約書(労働条件通知書)を取り交わしましょう。

6.内定者の職場見学

社内・職場・工場・店舗などの現場の見学会です。入社予定・配属予定のオフィスや工場を見学してもらうことで、入社後のギャップを軽減し早期の離職を防ぐことできる重要な内定者フォローです。職場見学で入社意欲が高まったという意見も多く、「見せるほどでもない」と思われるような小さなオフィスの場合でも一度は内定者に見せることをおススメします。

事前準備も不要で、時間もかからず簡単におこなえるのがメリットで、内定者懇親会の前に職場見学を実施する企業もいます。人事部の負担を考慮して内定者研修や内定者インターンシップを導入していない企業なら一度は実施しておきたい内定者フォローです。

7.内定者の社内イベントへの参加

会社の雰囲気を知るため、忘年会、新年会、運動会、キックオフイベント、ハロウィンパーティー、クリスマスパーティーといった社内行事に内定者を招き、社員と交流してもらいます。入社後にどのようなイベントがどのような雰囲気でおこなっているのかを知ることで入社後の働くイメージを伝えることが出来ます。

8.社内報の送付から内定者フォローSNSへ

社内報や社史を活用して内定者の企業理解に役立てます。特に従業員の顔と名前がある社内報だと便利です。社内報のメリットは顔と名前を覚えることだけでなく、事業の深い部分まで理解させることができます。逆に内定者をまとめた一覧表の資料も従業員の理解を促進させるのに役立てることが出来ます。社内報が無い場合は簡単な定期連絡や近況報告でも問題ありません。

社内報のデメリットは、作成にかなり時間・労力・コストがかかる点です。内定者のためにイチから作成するのは従業員インタビュー・撮影・文章作成・製本と手間のかかる作業です。すでに社内報がある場合でも人数が多いと郵送作業は大変ですし、郵送コストもかかります。近年はペーパーレス化と、低価格の内定者フォローSNSスマホアプリが生まれたこともあり、その役割は社内報から内定者フォローSNSへと移行しています。

9.内定者座談会とは

内定者座談会とは、内定者同士または内定者と社員で語ってもらう場です。選考途中に学生と社員が話せる場をセッティングする企業も増えてきていますが、内定後の落ち着いたタイミングで改めて自身のやりたいことや選んだ理由を腹に落とし込んでもらうために役立ちます。

特に選考期間や選考過程が短い場合や、選考時期が早い場合は就活生自身が振り返りの機会を設けるのが少ない傾向にあるため、より有意義な施策となっています。ただ話し合いの場を設けるだけでなく、遊びの感覚を取り入れたレクリエーションを取り入れてもいいでしょう。

内定者フォローまとめ

内定者フォローで一番大事なのは内定者を親身に考える気持ちです。これから一緒に働く仲間として迎えられるように企業は内定者の不安を解消してあげることが大切です。自社にとって最適な内定者フォローを考えて実践してほしいと思います。

内定者フォローSNSアプリ「Chaku2NEXT」とは

売り手市場を背景に採用担当者の仕事は多岐にわたり長期化・複雑化していると言われています。様々な内定者フォローの方法や種類を説明してきましたが、すべてを一気におこなうのは不可能だと言えるでしょう。実際にほとんどの企業がなんらかの内定者フォローを実践していながら、内定者の意見を聞くと不十分という評判が多いです。

内定者フォローの重要性は理解しつつも、多忙な業務に忙殺されてしまう採用担当者も多いです。内定者フォローSNSアプリ「Chaku2NEXT」はこうした採用担当者の声から生まれたサービスです。企業と内定者のコミュニケーションに特化しているのが特徴で、採用担当者のアナログ作業を減らし、相互理解の時間を増やすことができます。

内定者を一元管理できるだけでなく、インターンシップとの同時活用もできるのが魅力で、投稿内容の審査と公開・非公開設定も可能です。より多くの企業に利用してもらいたいため無料でデモ版も利用でき、正式契約前に使い勝手を試すことができます。

内定者フォローの企業事例

福井銀行様

内定者フォローに内定者フォローSNSアプリ「Chaku2NEXT」を利用して頂いています。説明会で知ることが出来なかった詳しい会社の情報もクローズドな内定者フォローSNSだからこそ問題なく共有することができ好評をいただいています。また懇親会の出欠確認などアンケート機能も担当者の事務作業の負担軽減に繋がっているとの評判の声をいただいております。

株式会社タッセイ様

一歩通行になりがちなコミュニケーションですが、内定者フォローSNSアプリ「Chaku2NEXT」によって双方向のコミュニケーションが実現できています。活用方法として内定式やイベントの案内など事務的な通知、またアンケート機能でインターンシップの参加希望日にも活用して頂いています。

日本システムバンク様

内定者の声を届けよう!就活応援SNS

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